Ein virtuelles oder digitales Event bietet Ihnen unzählige Möglichkeiten Veranstaltungen zu gestalten, Begegnungen möglich zu machen und Inhalte zu transportieren. In diesem Blog-Artikel gleisen wir Ihnen alle Vorteile einer digitalen Veranstaltung und beschreiben den Ablauf einer Zusammenarbeit bei der Planung eines virtuellen Events.
(Anmerkung: Um eine gute Lesbarkeit zu ermöglichen, verzichten wir auf die parallele Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich & divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.)
Die Vorteile einer virtuellen Veranstaltung
Reichweite
An einem virtuellen Event können sämtliche Personen weltweit teilnehmen unabhängig vom Land oder Wohnort.
Kosteneffizienz
Auch wenn virtuelle Events ebenfalls wie physische oder auch hybride Events sehr aufwendig durchgeführt werden können, entfallen für Sie trotzdem Kosten wie Miete von Räumlichkeiten , Catering, Übernachtung- und Reisekosten sowie für Sicherheitspersonal.
Krisensicher
Virtuelle Events können immer statt finden, unabhängig von globalen Ereignissen, Erkrankungen und sonstigen Einflüssen.
Langhaltigkeit
Ihre Vorträge können aufgenommen und als On-Demand Session (auf Abruf jederzeit verfügbar) angeboten werden. Präsentationen und Interviews werden Ihnen weiter zur Verfügung gestellt. Inhalte lassen sich unkompliziert teilen und dienen so als Content für Ihre Social Media Kommunikation und für Ihre zukünftigen Veranstaltungen.
Analyse in Echtzeit
Obwohl auch beim physischen Event in der heutigen Zeit viele Kennzahlen vorhanden sind, bieten Ihnen virtuelle Events die Möglichkeit, Teilnehmerbeteiligungen, die effektive Teilnahmezeit und weitere Interaktionen exakt zu messen.
Wenn Sie sich für die Umsetzung eines virtuellen Events entschieden haben, begleiten wir Sie gern bei der Umsetzung. Im folgenden Kapitel erläutern wir Ihnen den genauen Ablauf einer Zusammenarbeit.
Die wichtigsten Schritte bei der Planung eines virtuellen Events
Konzeption
Wir empfehlen Ihnen ein ganzheitliches Event-Konzept von der Einladung bis hin zur Nachbearbeitung. Anhand einer Checkliste durchleuchten wir mit Ihnen gemeinsam alle notwendigen Massnahmen und Schritte.
Corporate Design
Von der Kommunikation bis zur Event-Plattform sollte das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens erkennbar sein. Wir kreieren sämtliche Frontend-Bereiche anhand Ihres Corporate Design und erstellen auf Wunsch eine Landing Page für Ihr Event.
Teilnehmer-Management
Machen Sie sich bereits im voraus darüber Gedanken, ob Ihr virtuelles Event für eine öffentliche Gruppe stattfinden soll oder für eine geschlossene Teilnehmergruppe verfügbar sein soll mit einem geschützten Zugriff. Wir übernehmen auf Wunsch gern das gesamte Teilnehmer-Management vom Einladungsprozess zu Social Media Einträgen über Newsletter-Erstellung bis hin zur Danksagung.
Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Social Media erfolgreich für ihr Unternehmen nutzen können
Registrierungsprozess
Sollte für Ihr virtuelles Event eine Anmeldung erforderlich sein, erstellen wir eine Registrierung, welche einfach und unkompliziert für Ihre Teilnehmer durchzuführen ist.
Interaktionsmöglichkeiten
Möchten Sie eine Chat-Funktion integrieren, mit welchem die Teilnehmer miteinander in Kontakt treten können? Benötigen Sie ein Q&A (Frage/Antwort) Tool, in welchem Fragen gestellt werden können und die Antworten zeitgleich oder im Nachhinein beantwortet werden? Möchten Sie Umfragen starten, welche ausgewertet werden und für spätere Auswertungen genutzt werden können? Wir implementieren sämtliche erforderlichen Tools ein bis hin zu Analyse-Tools, welche für Reportings genutzt werden können.
Testing
Wir führen mit ihnen vor dem Event eine Hauptprobe durch, organisieren und koordinieren den Ablauf mit den Sprechern vor Ort, prüfen die technischen Gegebenheiten in Bezug auf Verfügbarkeit und Zugänglichkeit des virtuellen Events und garantieren einen reibungslosen Ablauf anhand eines Onsite-Support vor Ort.
Nachbearbeitung
Wir stellen sicher, dass Ihnen die Inhalte auch nach der Veranstaltung zur Verfügung stehen, welche Sie für Ihre weitere Unternehmens-Kommunikation oder weitere Veranstaltungen nutzen können.
Unterschiedliche Veranstaltungsformate welche als virtuelles Event durchgeführt werden können
- Webinar
- Online-Seminar
- Online-Konferenz
- virtuelle Messe
- Produktlaunch
- Firmenevent
- Ausstellung
Klicken Sie hier, um mehr über unterschiedliche Eventformen und deren Umsetzung zu erfahren
Sie möchten gern ein Event planen haben noch weitere Fragen? Gerne laden wir von LEVEL UP als Event-Agentur Sie ein zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
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